출근과 동시에 쏟아지는 이메일, 끝나지 않는 회의, 그리고 정리되지 않은 일정표. 누구나 이런 일상에 지치곤 합니다. 하지만 2025년 현재, 이런 업무 피로를 대신 감당해주는 AI 개인 비서 시대가 본격적으로 열렸습니다.
AI 비서는 단순히 명령을 수행하는 소프트웨어가 아니라, 사용자의 업무 패턴을 학습하고 스스로 일정을 조율하는 능동형 업무 파트너입니다. 이번 글에서는 실제로 일상 업무에 바로 활용할 수 있는 5가지 혁신적인 AI 비서 툴을 소개합니다.
1. ChatGPT — 텍스트 중심의 만능 비서
ChatGPT는 가장 대표적인 언어 기반 AI 비서입니다. 단순한 대화형 도구를 넘어 이메일 작성, 보고서 초안, 회의 요약, 문서 요약 등 다양한 사무 업무를 대신해줍니다.
활용 예시:
- “회의 내용을 요약해서 3줄로 정리해줘.”
- “거래처에 보낼 안내 메일을 공손한 톤으로 써줘.”
- “이번 주 업무를 To-Do 리스트 형태로 정리해줘.”
ChatGPT는 명확한 프롬프트를 설정하면, 비서처럼 생각하고 정리하며, 필요한 정보를 순식간에 제공합니다. 특히 최근에는 음성 명령과 실시간 데이터 검색 기능이 강화되어 더 자연스럽고 즉각적인 업무 대응이 가능합니다.
2. Notion AI — 기록과 정리의 천재
Notion AI는 메모, 프로젝트 관리, 일정 정리 등 모든 기록 업무를 지원하는 AI 노트 비서입니다.
주요 기능:
- 회의록 요약 및 핵심 포인트 자동 추출
- 아이디어 브레인스토밍 및 콘텐츠 기획 보조
- 문서 내 중복 내용 자동 제거
특히 팀 단위로 Notion을 사용하는 경우, AI가 문서 간 연관성을 파악해 필요한 정보를 연결해줍니다. 즉, “내가 말하지 않아도 알아서 정리하는 비서” 역할을 하는 셈입니다.
3. x.ai & Motion — 일정 관리 전문 AI 비서
회의 일정 잡기, 스케줄 조율, 리마인더 설정 등 일정 관리에 소모되는 시간을 최소화하려면 x.ai나 Motion이 효과적입니다.
x.ai는 사용자의 캘린더와 이메일을 분석해 참석 가능한 시간을 파악하고, 자동으로 회의 일정을 제안합니다.
Motion은 업무 우선순위를 AI가 판단해 하루 스케줄을 자동 재배치합니다.
예를 들어 “오늘 가장 중요한 일 3가지만 집중하고 싶어.”라고 말하면 AI가 그에 맞게 일정을 최적화해줍니다. 실제 기업에서는 Motion을 도입해 주당 평균 5시간 이상의 시간 절약 효과를 보고 있습니다.
4. Otter.ai — 회의 요약의 마법사
Otter.ai는 실시간 음성 인식 기반의 AI 회의 비서입니다. 회의 내용을 자동으로 녹음·전사·요약하며, 참석자별 발언 구분까지 정밀하게 수행합니다.
활용 예시:
- 화상회의 자동 녹음 및 요약
- 회의 후 액션 아이템 자동 추출
- 회의록 공유 및 클라우드 저장
Otter.ai는 Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 등과 연동되어 원격근무 환경에서도 정확한 회의 기록을 제공합니다. 덕분에 “회의 끝나고 요약하느라 30분” 쓰는 시간을 1분으로 줄일 수 있습니다.
5. Rewind AI — 기억하는 AI 비서
Rewind AI는 최근 각광받는 **‘기억형 AI 비서’**입니다.
컴퓨터에서 사용자의 화면·대화·검색 기록을 모두 저장해
필요할 때 “그때 봤던 자료”를 즉시 찾아줍니다.
예시 요청:
“지난주에 읽은 마케팅 관련 웹사이트 내용을 다시 보여줘.”
“오전 회의 중 언급된 파일 링크 찾아줘.”
Rewind AI는 개인의 디지털 기억을 데이터베이스화하기 때문에 업무 생산성을 극대화할 수 있습니다. 현재 Mac과 iOS 중심으로 제공되고 있으며, 보안 기능도 강화되어 기업용 도입이 늘고 있습니다.
6. AI 비서를 효과적으로 활용하는 3가지 팁
- 명확한 역할 부여: “회의 정리 전담”, “일정 조율 전담” 등 각 툴의 기능을 구분해 사용
- 자동화 연동: Zapier나 Make와 연결해 반복 업무까지 자동화
- 결과 검토: AI가 제공한 내용은 최종 확인 후 사용 — 정확성 유지 필수
마무리
AI 비서의 등장은 단순한 편리함을 넘어, 업무 패러다임 자체를 바꾸는 혁신입니다. ChatGPT, Notion AI, x.ai, Otter.ai, Rewind AI는 이제 ‘선택이 아닌 필수’ 도구로 자리 잡고 있습니다.
AI 비서는 당신의 손과 머리를 동시에 돕는 스마트 파트너입니다. 이제 반복적인 업무는 AI에게 맡기고, 당신은 더 창의적인 일에 집중해보세요. 퇴근이 빨라지고, 일의 질은 놀라울 만큼 높아질 것입니다.